ORDEM DE SERVIÇO IGAM Nº 02, DE 30 DE AGOSTO DE 2021

Dispõe a respeito da classificação de processos durante a geração no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito de determinadas atividades meio do Igam para o cumprimento da Lei Estadual n°. 19.420, de 11 de janeiro de 2011, que institui a Política Estadual de Arquivos no âmbito do estado de Minas Gerais.

(Publicação – Diário do Executivo – “Minas Gerais” – 31/08/2021)

   O DIRETOR-GERAL DO INSTITUTO MINEIRO DE GESTÃO DAS ÁGUAS, no uso de suas competências estabelecidas pela Lei Estadual n°. 21.972, de 21 de janeiro de 2016, pelas normas do art. 9°, XIII, do Decreto Estadual n°. 47.866, de 19 de fevereiro de 2020, e pelas normas do art. 2°, II, “e”, do Decreto Estadual n°. 47.065, de 20 de outubro de 2016, e em vista da exigência da Lei Estadual n°. 19.420, de 11 de janeiro de 2011 e do Decreto Estadual n°. 46.398, de 27 de dezembro de 2013, estabelece a seguinte ordem de serviço:

 Art. 1° - Os agentes públicos que desempenham funções referentes às competências do Igam deverão classificar os processos durante a geração no SEI.

§ 1° - Os procedimentos de classificação estão definidos nos anexos I a III desta ordem de serviço.

§ 2° - Os anexos desta ordem de serviço se referem às seguintes atividades do IGAM:

I - Anexo I: compras e contratos;

II - Anexo II: Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças; e,

III - Anexo III: Patrimônio e Logística

§ 3° - Nos processos gerados no SEI que não se refiram às atividades mencionadas nos anexos desta ordem de serviço, a classificação deverá ser feita conforme o Plano de Classificação de Documentos instituído pelo Decreto Estadual n°. 46.398, de 27 de dezembro de 2013.

Art. 2° - Os procedimentos de classificação têm por finalidade cumprir as normas da Lei Estadual n°. 19.420, de 11 de janeiro de 2011 e do Decreto Estadual n°. 46.398, de 27 de dezembro de 2013.

Art. 3° - As eventuais dúvidas quanto à execução dos procedimentos de classificação definidos por esta ordem de serviço serão sanadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do Igam.

Art. 4° - Esta ordem de serviço entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Belo Horizonte, 30 de agosto de 2021.

Marcelo Fonseca

Diretor-Geral do IGAM

ANEXO 1-PRINCIPAIS PROCESSOS GERADOS NA ATIVIDADE DE COMPRAS E CONTRATOS

AQUISIÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO

Tipo de processo: Licitação - Compra

Especificação:Descrever de forma sucinta o objeto da compra.

Ex.: aquisição de computadores;aquisição de celulares etc.

Classificação: manter a classificação indicada (032.1)

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs.: Esse código não deve ser utilizado para contratação de prestação de serviços.

CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO SERVIÇOS

Tipo de processo: Licitação: Contratação de serviço

Especificação: Descrever de forma sucinta o objeto do serviço contratado.

Ex.: Contratação de empresa de monitoramento ambiental; contratação de empresa de acompanhamento de projetos etc.

Classificação: manter a classificação indicada (035.1)

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs.: Esse código não deve ser utilizado para aquisição de material permanente e de consumo.

ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS

Tipo de processo: Gestão de Contrato: Acompanhamento de Execução  

Especificação: Descrever o nome do fornecedor,objeto e nº do contrato do portal de compras.

Ex.: Capgemini, manutenção e desenvolvimento de sistemas, contrato nº 9138850.

Classificação: Manter a classificação indicada (035.1)

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs. 1: Esse processo é utilizado para o acompanhamento de aquisição de materiais permanente,de consumo e de prestação de serviços.

Obs. 2: Esse processo deve ser relacionado ao processo de aquisição e contratação.

Obs. 3: Esse processo deve ser usado para a execução da garantia contratual.

PAGAMENTO

Tipo de processo: Finanças: Execução Financeira da Despesa.

Especificação: Especificar com o nome do fornecedor, n° do contrato, descrição do objeto e mês de referência.

Ex.: MGS, n° 928763, Gestão de documentos, junho de 2018. Classificação: Manter a classificação indicada (032.1).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs. 1: O referido processo de pagamento deverá ser relacionado ao processo “matriz” do contrato.

Obs. 2: Para cada nota fiscal será aberto um processo.

PROCESSO ADMINISTRATIVO PUNITIVO

Tipo de processo: Processo Administrativo Punitivo de Fornecedores

Especificação: Especificar com nome do fornecedor, resumo do objeto e nº do contrato gerado do portal de compras.

Ex.: Capgemini, manutenção e desenvolvimento de sistemas, contrato nº 9138850

Classificação: Manter a classificação indicada (030.02)

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs. 1: Esse processo é utilizado somente para abertura e acompanhamento de Processo Administrativo Punitivo de fornecedores de bens e serviços.

Obs. 2: Esse processo deve ser relacionado ao processo de aquisição, contratação e acompanhamento.

ANEXO 2- Principais processos gerados na atividade de Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças

SUPLEMENTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA/ALTERAÇÃO DE LIMITE ORÇAMENTÁRIO

Tipo de processo: Processo Cofin

Especificação: Especificar com objeto do pleito e destinação.

Ex.:Suplementação orçamentária do Qualiagua - Aprovação de cota do Convênio nº 1234- Abertura de orçamento para convênio do Progestão.

Classificação: Manter a classificação indicada (052.21).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs.: O referido processo deverá ser relacionado ao processo “matriz” do contrato/convênio, quando for o caso.

SOLICITAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO

Tipo de processo: Solicitação de Adiantamento em Viagens / Viagem: Prestação de contas de adiantamento/Viagem a Serviço: Com ônus para instituição.

Especificação: Especificar com nome do viajante e referência da viagem.

Ex.: Felipe Melo, Scdp nº 0045.

Classificação: Manter a classificação indicada (029.22).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

SOLICITAÇÃO DE VIAGEM SEM ÔNUS PARA INSTITUIÇÃO

Tipo de processo: Viagem a Serviço: Sem ônus para instituição.

Especificação: Especificar com nome do viajante e referência da viagem.

Ex.: Felipe Melo – Scdp nº 0045.

Classificação: Manter a classificação indicada (029.21).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO

Tipo de processo: Contabilidade: Encerramento do Exercício.

Especificação: Especificar com nome da instituição e ano de exercício.

Ex.: Igam - 2018.

Classificação: Manter a classificação indicada (053.23).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

RELATÓRIO DE CONFORMIDADE CONTÁBIL

Tipo de processo: Controle das Atividades Contábeis: Relatório de Conformidade Contábil - RCC.

Especificação: Especificar com nome da instituição e mês de competência e ano.

Ex.: Igam – maio/2018.

Classificação: Manter a classificação indicada (056.02).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

PRESTAÇÃO DE CONTAS INSTITUCIONAL AO TCE

Tipo de processo: Prestação de Contas Anual para o TCE - Entidade Autárquica ou Fundacional.

Especificação: Especificar com nome da instituição e ano de exercício.

Ex.: Igam - 2018.

Classificação: Manter a classificação indicada (053.222).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

CONVÊNIO E INSTRUMENTOS CONGENERES (FORMALIZAÇÃO)

Tipo de Processo: Convênios/Ajustes: Formalização/Alteração com Repasse; Convênios/Ajustes: Formalização/Alteração sem repasse; Convênios/Ajustes: Termo de Colaboração.

Especificação: Especificar com objeto,instituição convenente, e ano de formalização.

Ex.: Contrato de gestão, AGB Peixe Vivo, 2018.

Classificação: Manter a classificação indicada (052.4).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs.: Enquanto não for criado o Código Convênio de Saída, deverá ser utilizado o código 052.4 que refere-se a convênio de entrada.

CONVÊNIOS (ACOMPANHAMENTO OU PRESTAÇÃO DE CONTA)

Tipo de Processo: Convênios/Ajustes: Acompanhamento da Execução.

Especificação: Especificar com objeto,instituição convenente,período (mês, semestre, ano) enº do instrumento jurídico.

Ex.: Segundo aditivo, IBIO, 2º semestres de 2018 e n° 003/2014.

Classificação: Manter a classificação indicada (052.4).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

TERMO DE PARCERIA

Tipo de processo: Celebração de Contrato de Gestão.

Especificação: especificar com o n°do Termo de Parceria, nome das partes,ano de celebração.

Ex.: Termo de Parceria n° 001.2017 – Agência Nacional de Águas – 2017.

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

DESPESAS DE EXERCÍCIO ANTERIOR

Tipo de processo: Despesas dos Exercícios Anteriores (DEA).

Especificação: Especificar com tipo da despesa e ano de exercício.

Ex.: Despesas de viagem de 2017.

Classificação: Manter a classificação indicada (053.431).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

TOMADA DE CONTA ESPECIAL

Tipo de Processo: Tomada de Contas Especial.

Especificação: número do Contrato, Termo ou Convênio– nome da parte (convenente, parceira, etc.) – ano da prestação de contas.

Ex.: Contrato 12345 -Fundação Cristiano Otoni - 2018.

Classificação: manter a classificação indicada (051.45).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Obs.: Relacionar esse processo com o que gerou o instrumento de formalização.

EVENTUAL DE GABINETE

Tipo de processo: Finanças: Execução Financeira da Despesa.

Especificação: Especificar com a informação de eventual despesa de gabinete - mês e ano.

Ex.:Reembolso de eventual despesa de gabinete, junho de 2018.

Classificação: Manter a classificação indicada (032.1).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

ANEXO 3-Principais processos gerados na atividade de Patrimônio e Logística

ALIENAÇÃO DE IMÓVEIS

Tipo de processo: Patrimônio imobiliário: Cessão, Permissão, Auto- rização de Uso

Especificação: Informar a natureza do ato (Cessão, Permissão, Autori- zação de Uso) -informar o nome das partes - especificar o imóvel.

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Ex.: Termo de Cessãonº 01/2018 – Igam/Servas – Prédio Gameleira.

Classificação:Manter aclassificação indicada 041.17.

Tipo de processo: Licitação - Leilão

Especificação: Especificar o imóvel a ser leiloado

Ex.: Imóvel rural localizado em Piumhi

Classificação: Alterar ocódigo indicado pelo SEI (034.1), pelo código indicado no Plano de Classificação (041.21).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Tipo de processo: Permuta

Especificação: Especificaro imóvel a ser permutado.

Ex.: Imóvel rural localizado em Piumhi

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Classificação: Manter ocódigo indicado no Plano de Classificação -041.24.

AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS

Tipo de processo: Aquisição - Desapropriação

Especificação: Descrever o imóvel a ser desapropriado.

Ex.: Imóvel rural localizado em Piumhi.

Classificação: código indicado no Plano de Classificação -041.13.

Obs. Não existe o tipo de processo no SEI referente à Alienação - Desapropriação.

Tipo de processo: Aquisição - Doação

Especificação:Especificar oórgão doador, órgão recebedor e o imóveldoado.

Ex.: Igam/Servas – Prédio Gameleira

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Classificação: Manter a classificação indicada (041.12).

REGULARIZAÇÃO DE IMÓVEIS

Tipo de processo: Regularização de imóveis

Especificação: Tipo de regularização e especificar o imóvel a ser regularizado.

Ex.: Averbação de escritura do Imóvel rural localizado em Piumhi.

Classificação: Manter ocódigo indicado no Plano de Classificação -041.3.

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

AVALIAÇÃO DE IMÓVEIS

Tipo de processo: Serviços de Engenharia: Avaliação de Imóveis.

Especificação: Tipo de avaliação e especificar o imóvel a ser avaliado.

Ex.: Avaliação do valor venaldo Imóvel rural localizado em Piumhi.

Classificação: Alterar ocódigo indicado pelo SEI (041.3), pelo código indicado no Plano de Classificação (041.4).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

VEÍCULOS ALIENAÇÃO DE VEÍCULOS

Tipo de processo: Licitação: Leilão

Especificação: especificar com o modelo e placa do veículo.

Ex.: Leilão de caminhonete, placa VXC-4580.

Classificação: Alterar ocódigo gerado pelo SEI (034.1), pelo código indicado no Plano de Classificação (042.31).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

Tipo de processo: Alienação:Doação

Especificação:especificar com o modelo e placa do veículo.

Ex.: Alienação de carro, placa VBC-4570.

Classificação: Alterar ocódigo gerado pelo SEI (034.2), pelo código indicado no Plano de Classificação (042.32).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

Tipo de processo: Locação de veículos.

Especificação: Especificar com o tipo de veículo a ser locado (caminhonete, carro, caminhão etc.).

Ex.: realizar locação de caminhonete 4x4.

Classificação: Manter ocódigo indicado no Plano de Classificação -042.13.

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

GESTÃO DE CONTRATO DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

Tipo de processo:Gestão de contrato: aluguel de veículos.

Especificação: Especificar com nome do fornecedor, resumo do objeto e nº do contrato gerado do portal de compras.

Ex.: Localiza, caminhonete 4x4, n° 238632.

Classificação: Manter ocódigo indicado no Plano de Classificação -042.13.

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

MULTAS DE VEÍCULOS

Tipo de processo: Veículos: multas.

Especificação: Especificar com a placa do veículoe nome do condutor.

Ex.: Placa ACP-1378, Rafael Souza.

Classificação: Manter ocódigo indicado no Plano de Classificação -042.6.

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

MATERIAL PERMANENTE ALIENAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE

Tipo de processo: Licitação: Leilão

Especificação: Especificar com nº do lote e ano.

Ex.: Lote nº 01/209.

Classificação: Manter a classificação indicada (034.1).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

INVENTÁRIOS INVENTÁRIOS DE MATERIAL PERMANENTE

Tipo de processo:Inventários: de material permanente.

Especificação: especificar com o ano do inventário.

Exemplo: Inventário de bens 2020.

Classificação: Manter a classificação indicada (036).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

INVENTÁRIO DE IMÓVEIS

Tipo de processo:Inventários: Bens imóveis, veículos e bens semoventes

Especificação: especificar com o ano do inventário.

Exemplo: Inventário de imóveis 2020.

Classificação: Manter a classificação indicada (044).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.

DESAPARECIMENTO DE BENS

Tipo de processo:Patrimônio: Desaparecimento ou Avaria de bens

Especificação: especificar com nome dos bens desaparecidos e nº do patrimônio.

Exemplo: Desaparecimento de notebook, nº de patrimônio 234789

Classificação: Manter a classificação indicada (033.4).

Interessados: inserir os órgãos e unidades administrativas envolvidas no processo.