PORTARIA
IGAM Nº 18, DE 24 DE ABRIL DE 2020.
Dispõe sobre o Regimento Interno da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos do Igam.
(Publicação –
Diário Executivo – Minas Gerais – 30/04/2020)
A
DIRETORA GERAL do INSTITUTO MINEIRO DE GESTÃO DAS ÁGUAS -
autarquia disciplinada pelas regras do artigo 12 e do artigo 13 da Lei Estadual
nº 21.972, de 21 de janeiro de 2016, regulamentada pelo Decreto Estadual nº
47.343, de 23 de janeiro de 2018, no uso de suas atribuições, considerando o Decreto
Estadual nº 47.065, de 20 de outubro de 2016, e com fulcro na Lei Federal n°
12.527, de 18 de novembro de 2011, na Lei Estadual nº 19.420, de 11 de janeiro
de 2011, no Decreto Estadual nº 46.398, de 27 de dezembro de 2013, no Decreto
Estadual nº 45.242, de 11 de dezembro de 2009, no Decreto Estadual nº 45.969,
de 24 de maio de 2012, no artigo 12, da Resolução SEPLAG nº 37, de 09 de julho
de 2010, e na Portaria nº 55 Igam, de 06 de novembro
de 2019, [1][2][3][4][5][6][7][8][9][10]
Resolve:
CAPÍTULO
I
DA FINALIDADE
Art. 1º - A Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto Mineiro de Gestão das Águas,
prevista pela Lei Estadual nº 19.420, de 11 de janeiro de 2011, e instituída no
Igam pela Portaria nº 55, de 6
de novembro de 2019, tem por finalidade promover a gestão e proteção dos
documentos produzidos e recebidos pelo Igam,
constituindo-se em apoio à administração, garantindo o acesso às informações
contidas nos documentos dos arquivos, observado os dispositivos legais.
CAPÍTULO
II
DO FUNCIONAMENTO
Art. 2º - A coordenação dos
trabalhos ficará a cargo do Presidente da Comissão.
Art. 3º - As reuniões
ordinárias da CPAD/Igam serão realizadas quinzenalmente,
podendo, a critério da Comissão, ser alterada essa periodicidade.
§1º - As decisões das reuniões deliberativas
da Comissão serão aprovadas, preferencialmente, por consenso dentre seus
membros presentes.
§ 2º - A falta não
justificada a 2 (duas) sessões consecutivas ou 4 (quatro)
alternadas no decorrer de 12 (doze) meses seguidos, será informada à chefia
imediata e ao gabinete.
Art. 4º - As reuniões serão
realizadas em local previamente definido pelo presidente da CPAD/Igam. Art. 5º - A CPAD/Igam
poderá ser convocada, extraordinariamente, por seu presidente ou mediante
solicitação de qualquer um dos seus membros, com antecedência de 03 (três) dias,
reunindo-se com a presença mínima de 50% (cinquenta por cento) de seus
componentes.
Parágrafo único - A
solicitação de convocação será sempre acompanhada da pauta a ser discutida.
CAPÍTULO
III
DAS COMPETÊNCIAS
Art.6º - Compete à Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD do Instituto Mineiro de
Gestão das Águas – Igam:
I - Promover a gestão
documental e a proteção dos documentos produzidos e recebidos pelo Igam, independentemente do seu suporte ou formato,
observados os dispositivos legais;
II - Selecionar os
documentos de guarda permanente produzidos e recebidos pelo Igam
e os que, destituídos de valores probatórios e informativos, deverão
ser eliminados;
III - Desenvolver os
instrumentos técnicos de gestão de documentos - Plano de Classificação e a
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relacionados às atividades
finalísticas do Igam, com a orientação do Arquivo
Público Mineiro, os quais serão submeti- dos à aprovação da instituição arquivística estadual competente;
IV - Orientar e realizar o
conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção,
classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, independentemente
do seu suporte ou formato, em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
V - Propor às unidades
administrativas do Igam a capacitação e o treinamento
em gestão documental de seus servidores;
VI - Promover a divulgação,
junto às unidades administrativas do Igam, dos trabalhos
desenvolvidos pela Comissão;
VII - Promover o intercâmbio
com o Arquivo Público Mineiro e com as demais Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos de Arquivo atuantes no Poder Executivo do estado de
Minas Gerais;
VIII – Criar Subcomissões
para o melhor desempenho de suas atribuições de gestão documental;
IX - Solicitar aos gestores
responsáveis pelas unidades administrativas do Igam,
por intermédio do Gabinete do Igam, a designação de
servidores, produtores de documentos, para o desempenho de trabalhos ou apoio
técnico à comissão ou às subcomissões, com vistas ao cumprimento de suas
atribuições;
X - Elaborar, aprovar e
observar o seu Regimento Interno.
CAPÍTULO
IV
DA COMPOSIÇÃO
Art. 7º - A CPAD será
composta por 10 (dez) servidores do Igam, indicados
pelo Gabinete, considerando as Unidades Administrativas do Instituto.
Parágrafo Único - A Comissão
deve ser um grupo interdisciplinar composto por servidores que conheçam profundamente
as atividades-meio e atividades-fim do Instituto, que
tenham conhecimento da produção documental e habilidades de trabalho em equipe.
Art. 8º - A CPAD/Igam terá a seguinte composição:
I – Presidente;
II - Vice-Presidente;
III – 4 membros titulares e
respectivos suplentes.
§ 1º - Os suplentes
substituirão os titulares em caso de impedimento ou de ausência.
§ 2º - No caso do titular
não poder comparecer às reuniões e atividades da comissão, ele deverá comunicar
ao suplente e a comissão em até 2 (dois) dias antes da
data marcada.
Art. 9º - Para o cumprimento
de suas atribuições a CPAD/Igam poderá convidar
servidores, produtores de documentos, das Unidades Administrativas da Autarquia
e de outras entidades públicas, para desempenho de trabalhos ou apoio técnico.
Seção I
Das substituições
Art. 10 – O pedido motivado
de substituição de membro da Comissão, que poderá ser feito pelo próprio servidor,
pela sua chefia imediata ou pela CPAD, deverá ser encaminhado para o Gabinete
tomar as devidas providências.
Parágrafo Único - A Unidade
Administrativa deverá indicar um novo membro, no prazo máximo de 10 (dez) dias
úteis.
CAPÍTULO
V
DAS ATRIBUIÇÕES DO
PRESIDENTE E DO VICE-PRESIDENTE
Art. 11 - Ao Presidente da
Comissão compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão
e, especialmente:
I - indicar substituto,
dentre os demais membros, no caso de seu impedimento e do Vice-Presidente;
II - convocar os membros
para reuniões;
II - coordenar as reuniões e
ações da Comissão e subcomissões;
IV - definir as prioridades
dos assuntos a serem analisados;
V - delegar
responsabilidades e tarefas aos membros;
VI - convidar colaboradores
eventuais;
VII - decidir sobre outros
assuntos que lhe forem apresentados. Art. 12 - Ao Vice-Presidente da Comissão
cabe auxiliar o Presidente, substituí-lo no caso de impedimento e/ou ausência e
suceder-lhe no caso de vacância e, especialmente:
I - elaborar e encaminhar pautas
de reunião da CPAD, quando necessário;
II - providenciar para que
as atas das reuniões realizadas sejam assina- das pelos participantes;
III - criar e enviar
processos e documentos de interesse da CPAD/Igam;
IV - Realizar outras
atividades de interesse da CPAD, quando solicitada pelo Presidente da Comissão.
CAPÍTULO VI
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS
Art. 13 - Aos membros da
Comissão compete:
I - participar das reuniões
e discutir assuntos da pauta;
II - colaborar para o
cumprimento das atribuições da Comissão;
III - levar à Comissão as
sugestões e reivindicações das unidades administrativas;
IV - elaborar notas
técnicas, relatórios, informativos e outros documentos, quando solicitados pelo
Presidente;
V - manter o elo da CPAD com
a Unidade Administrativa que representa, disseminando informações e diretrizes;
VI - atender às solicitações
do Presidente da CPAD, no que se referir a realização
de atividades de interesse da comissão;
VII - sugerir alterações nas
regras de funcionamento da CPAD/Igam.
CAPÍTULO
VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 14 - Este Regimento
Interno somente poderá ser alterado em reunião ordinária, havendo item
específico em pauta.
§1º - As sugestões de
alteração deverão ser apresentadas pelos membros em reunião da Comissão;
§2º - O quórum necessário
para aprovação de sugestão de alteração do Regimento Interno será de 2/3 (dois
terços) dos membros da CPAD/Igam.
Art. 15 - Alterações
efetuadas na Portaria Igam nº 55, de 06 de novembro
de 2019, serão automaticamente incorporadas neste Regimento Interno.
Art. 16 - O trabalho
desenvolvido nessa Comissão deve ser prestado sem prejuízo das atribuições
regulares de seus membros em suas Unidades Administrativas.
Art. 17 - A participação na
Comissão não implica em remuneração adicional.
Art. 18 - Este Regimento
Interno entra em vigor na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 24 de abril
de 2020.
Marília
Carvalho de Melo
Diretora-Geral
do Igam